אם אתם עומדים לארגן כנס מקצועי, אתם כבר יודעים שבחירת המזון והמשקאות יכולה לגרום להצלחת האירוע או לכישלונו. יש חשיבות רבה לבחירת הקייטרינג המתאים לאירוע שלכם. חברת קייטרינג טובה יכולה להציל כנס גרוע אבל חברת קייטרינג גרועה יכולה לתסכל את המשתתפים הלא מרוצים שימהרו להוסיף תגובות שליליות במדיה החברתית, על חוסר הניסיון שלכם בארגון האירוע.
מארגני אירועים מנוסים משתמשים בגורמים שונים כדי להעריך את חברת הקייטרינג, בעיקר אם הם זקוקים להגבלות מזון, כמו למשל תפריט ללא גלוטן.
שלב התכנון – בחירת הקייטרינג המתאים
כשאתם מתחילים לחפש את הקייטרינג המתאים, אתם צריכים למצוא חברה שמסכימה להציע מנות אוכל שמתאימות לסגנון הכנס ולקהל שלכם, ויכולה להתחשב בדברים הבאים:
- גודל האירוע
- מקום האירוע
- תקציב הקייטרינג
- מגבלות המקום
הענקת שירותי קייטרינג לכנס ארגוני גדול כרוכה באחריות גדולה. כשאתם פונים לספקים השונים אתם צריכים לדעת מה מספר האנשים הצפויים להשתתף בכנס, ומי יהיו המרצים בו. חשוב לקחת בחשבון גם סיבות הקשורות לאלרגיות למזון כמו הצורך להכין תפריט ללא גלוטן או הדרישה למנות טבעוניות.
מיקום האירוע קובע את הלוגיסטיקה. כשאתם מחפשים את חברת הקייטרינג, שימו לב לחברות הפועלות בקרבת מקום לאולם האירוח. אחרי הכול, אתם לא רוצים לעצבן את המשתתפים בכנס רק בגלל שפקק תנועה בדרך לתל אביב, מעכב את האוכל מלהגיע אליכם.
כיוון שלכנס הארגוני יש מגבלות שונות, כמו למשל שעות האירוע, זכרו לשאול את חברות הקייטרינג על נושאים שכאלה כשאתם מנהלים איתם משא ומתן על תנאי השירות והמחיר. זה עשוי לעזור לכם לבחור בחברת הקייטרינג המתאימה ביותר לאירוע שלכם.
גורמים שמשפיעים על בחירת הקייטרינג הנכון
לאחר קבלת הצעות מחיר ממספר ספקי קייטרינג, שימו לב היטב לגורמים הבאים:
- מידת ההיענות
עדיף לבחור בקייטרינג שמגיב לכול פניה שלכם ומראה עניין ורצון לבצע את המשימה. אם חברת הקייטרינג לא מגיבה תוך 48 שעות, עדיף למחוק אותה מהרשימה. - יכולת לטפל בסוג האירוע הספציפי שלכם
אם תשכילו להבחין בין סוגי הקייטרינג השונים, זה יחסוך לכם זמן רב. יש חברות קייטרינג שמציעות סגנון יותר ׳בוטיקי׳ ומתמחות באירועים קטנים ואינטימיים, ויש ספקי קייטרינג המצוידים ביכולת לשרת אירועים ארגוניים גדולים ויוקרתיים יותר. - גמישות
לכול קייטרינג יש תפריט סטנדרטי שממנו אפשר לבחור את המנות המתאימות לכם. הספקים שיכולים ספק רמה מסוימת של גמישות, הם אלה שייחשבו לספק הקייטרינג הטוב ביותר לאירוע שלכם. - היכרות עם אולם האירועים
ספק קייטרינג שמכיר את האולם שבו יתקיים הכנס שלכם, רגיל להכין ולהגיש אוכל בסביבה ספציפית זו. בנוסף, ספקים הפועלים לפי התקנים ומקפידים על סילוק פסולת מזון ומים על פי התקנות, הם הספקים שתרצו להעסיק באירוע שלכם. - מדיניות ביטולים שקופה
חשוב לוודא שהקייטרינג מציע חוזה שמכיל גם סעיף ביטול. קודם כל זה סימן למקצועיות, אבל חשוב שההסכם יכלול גם קנסות במקרה שספק המזון יחליט לבטל את השירות שלו ברגע האחרון.
נכתב בשיתוף >> https://www.holybagel-j.co.il/
